Como es de conocimiento general, las empresas con más de 20 trabajadores se encuentran obligadas a distribuir un porcentaje de las utilidades generadas en el ejercicio entre sus trabajadores, según su actividad económica.

Esta distribución de las utilidades a favor de los trabajadores por mandato legal, termina siendo un gasto deducible para la empresa, bajo ciertas reglas. Así, por ejemplo, las utilidades del ejercicio 2022 que correspondan a favor de los trabajadores, podrán ser deducidas como gasto en la declaración jurada anual de dicho ejercicio, en la medida que estas utilidades se paguen a los trabajadores hasta el vencimiento del plazo para presentar la referida declaración, caso contrario, se deducirían como gasto en el ejercicio en que efectivamente se terminen pagando.

Ahora bien, estando obligada o no a distribuir utilidades a favor de los trabajadores, puede ocurrir que la empresa, como forma de incentivar o premiar a los trabajadores por su labor en un determinado ejercicio, opte por distribuir un porcentaje o una cantidad mayor de las utilidades a favor de los trabajadores. Es decir, opte por entregar a los trabajadores un beneficio adicional de manera voluntaria (sin estar obligada a ello).

En el caso que nos encontremos en este supuesto, lo primero que se debe considerar para efectos tributarios es que para deducir válidamente el gasto por la entrega de utilidades voluntarias a los trabajadores, se deberán considerar otras reglas aplicables.

Así, lo primero que se debe considerar es que las utilidades voluntarias a favor de los trabajadores se deducen con base en el inciso l) del artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta, que establece que serán deducibles para efectos de determinar la renta neta de tercera categoría: “Los aguinaldos, bonificaciones, gratificaciones y retribuciones que se acuerden al personal, incluyendo todos los pagos que por cualquier concepto se hagan a favor de los servidores en virtud del vínculo laboral existente y con motivo del cese. Estas retribuciones podrán deducirse en el ejercicio comercial a que correspondan cuando hayan sido pagadas dentro del plazo establecido por el Reglamento para la presentación de la declaración jurada correspondiente a dicho ejercicio”.

No obstante, al encontrarnos dentro de la regulación establecida en el citado inciso, se requerirá cumplir adicionalmente con el principio de generalidad conforme se indica en el último párrafo del referido artículo: “Para efecto de determinar que los gastos sean necesarios para producir y mantener la fuente, estos deberán ser normalmente para la actividad que genera la renta gravada, así como cumplir con criterios tales como razonabilidad en relación con los ingresos del contribuyente, generalidad para los gastos a que se refieren los incisos l), ll) y a.2) de este artículo, entre otros”.

En términos generales, se cumple con el principio de generalidad cuando el beneficio es otorgado a todos los trabajadores que se encuentran en una situación similar, basado en criterios objetivos para su otorgamiento: jerarquía, antigüedad, nivel, rendimiento, área, zona geográfica, entre otros.

Para estos efectos, resulta importante que los criterios objetivos que tiene la empresa para determinar y otorgar el pago de las utilidades voluntarias a favor de los trabajadores se encuentre suscrito en algún tipo de política interna de la empresa, en el que se plasme los criterios para su pago, monto, cálculo, procedimiento de determinación, entre otros, lo cual también podría servir como un sustento de la razonabilidad del gasto realizado.

En cuanto a la deducción del gasto en el ejercicio, al igual que en el caso de la repartición de las utilidades obligatorias a favor de los trabajadores, se requerirá que estas utilidades voluntarias sean pagadas a los trabajadores hasta el vencimiento del plazo para presentar la declaración jurada anual del ejercicio respectivo, caso contrario, se deducirían como gasto en el ejercicio en que efectivamente se terminen pagando. Así, por ejemplo, si existe un gasto devengado por utilidades voluntarias en el 2022, este gasto podrá ser deducido en la declaración jurada anual del ejercicio 2022, en la medida en que se paguen estas utilidades voluntarias a los trabajadores hasta el vencimiento del plazo para presentar la referida declaración, caso contrario, se deducirían como gasto en el ejercicio en que efectivamente se terminen pagando.

Cabe precisar que estas utilidades voluntarias representarán mayor renta de quinta categoría para los trabajadores en el ejercicio en que finalmente las terminen percibiendo, por lo que la empresa deberá considerar estas utilidades para efectos de determinar la retención mensual correspondiente por Impuesto a la Renta de quinta categoría. Es importante mencionar que, al igual que en el caso de la repartición de las utilidades obligatorias a favor de los trabajadores, el empleador deberá realizar una determinación por separado para efectos de poder calcular cuál es el Impuesto a la Renta de quinta categoría que correspondería retener adicionalmente en el mes por el pago de estas utilidades voluntarias.

En efecto, los empleadores deberán proceder a efectuar la retención de conformidad con el procedimiento establecido en el inciso e) del artículo 40 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta para las retenciones por rentas de quinta categoría. En el supuesto que la empresa no realice la retención correspondiente con base en este procedimiento, se podrían generar omisiones que conllevarían a la imposición de multas por no efectuar las retenciones correspondientes, el pago de intereses moratorios, entre otros supuestos.