En la contratación pública, muchas empresas creen que el principal desafío será cumplir con la entrega de bienes o la ejecución del servicio u obra contratado. Sin embargo, uno de los mayores riesgos no siempre se encuentra en la ejecución propia del contrato, sino en la etapa previa: en el desconocimiento de las reglas, formalidades y plazos que regulan la relación con el Estado. A diferencia del ámbito privado, los incumplimientos procedimentales y la falta de actuación oportuna pueden generar consecuencias que exceden el plano económico, llegando hasta la inhabilitación.

Y es ahí donde aparece uno de los errores más frecuentes en estos incumplimientos: creer que la gestión contractual puede quedar únicamente en manos del área logística u operativa, dejando que la revisión y opinión legal sea para cuando surge el problema. La experiencia demuestra que, en contratación pública, las contingencias rara vez aparecen de un día para otro. La mayoría de ellas se construyen lentamente, por ejemplo, a partir de decisiones mal tomadas, comunicaciones incompletas o riesgos que realmente nadie identificó a tiempo.

Entonces, las empresa tiene la voluntad de cumplir con el contrato, pero la falta de conocimiento sobre cómo opera la contratación pública es el real problema. Una anotación en cuaderno de obra hecha tardíamente, una observación mal atendida, una ampliación presentada sin la sustentación debida, una penalidad subestimada o el consentimiento de las decisiones de la Entidad, pueden terminar afectando seriamente a la empresa. Lo más preocupante es que varios de esos errores ocurren porque las áreas involucradas trabajan de manera aislada.

Ello adquiere especial relevancia si se considera que, a diferencia del ámbito privado, donde un incumplimiento suele traducirse en pérdidas económicas, conflictos comerciales o en un daño reputacional, en contratación pública, además de tener dichas consecuencias puede abrir paso a un procedimiento sancionador ante el Tribunal de Contrataciones del Estado, poniendo en riesgo la posibilidad de seguir contratando con este.

No son pocos los casos en los que las empresas creen que el problema terminó con la resolución del contrato. Sin embargo, años después, terminan enfrentando un procedimiento sancionador porque nunca cuestionaron oportunamente la decisión de la Entidad. En algunos casos, el proveedor incluso consideró que era “mejor dejar las cosas así” para evitar mayores costos, sin advertir que ese silencio podía terminar habilitando una denuncia ante el Tribunal. El resultado llega tarde, pero llega: una posible inhabilitación para contratar con el Estado y un impacto directo negativo en la oportunidad de contratar con el Estado.

Entonces, ¿cómo pueden las empresas reducir realmente estos riesgos?

La respuesta no pasa únicamente por contratar más abogados internos ni por trasladar toda la responsabilidad al área logística, es más una exigencia de gestión integral, donde las distintas áreas de la empresa trabajen de manera coordinada desde incluso antes de presentar una oferta al Estado, valiéndose también de recursos externos como asesores o especialistas.

El análisis de riesgos que realicen, entonces, no puede limitarse a revisar cláusulas o responder requerimientos cuando el conflicto ya empezó. Requiere identificar contingencias desde distintas perspectivas. El equipo legal puede advertir riesgos contractuales, procedimentales y sancionadores; logística conoce las limitaciones operativas y los tiempos reales de atención; las áreas técnicas identifican dificultades de ejecución; mientras que administración y finanzas evalúan impactos económicos y capacidad de respuesta frente a penalidades, ampliaciones o controversias.

Los riesgos empiezan incluso antes de presentar la oferta. Por ejemplo, si el rubro de la empresa es la provisión de bienes, no basta con verificar únicamente el precio o las especificaciones técnicas del producto. También resulta necesario evaluar si existe stock suficiente, cuánto tiempo demora el proveedor en abastecer, si la mercadería depende de importaciones, qué ocurre frente a retrasos en aduanas o si existen proveedores alternativos en caso el bien presente observaciones durante la ejecución contractual.

Lo mismo ocurre con los plazos, porque consideran que cuentan con un margen suficiente para cumplir; no obstante, no siempre analizan qué pasaría frente a contingencias, problemas de transporte, observaciones de la Entidad o retrasos en la cadena de suministro. En contratación pública, esos escenarios no solo pueden generar penalidades, sino incluso derivar en la resolución del contrato.

Por eso, la identificación de riesgos no puede provenir únicamente de una sola área. Mientras logística puede advertir limitaciones de abastecimiento y tiempos reales de atención, el área legal puede identificar riesgos contractuales y consecuencias frente a un eventual incumplimiento. A su vez, las áreas técnicas y operativas permiten evaluar si la empresa realmente cuenta con capacidad para ejecutar las obligaciones asumidas bajo las condiciones exigidas por la Entidad.

La contratación pública exige justamente esa capacidad de integrar distintas miradas antes de asumir una obligación contractual, no cada área de forma separada. Muchas veces, prevenir un conflicto no depende únicamente de reaccionar bien frente al problema, sino de haber identificado oportunamente riesgos que pudieron evitarse desde el inicio.

Por ello, más que reaccionar frente al conflicto, las empresas necesitan incorporar mecanismos internos de prevención, capacitación y seguimiento contractual. Reuniones periódicas entre áreas, control de plazos, trazabilidad y participación temprana de especialistas como en asesorías o capacitaciones pueden marcar la diferencia entre una controversia manejable y un problema que termine afectando la continuidad del negocio.

La contratación pública ya no puede entenderse únicamente como una oportunidad comercial. Hoy implica, también, capacidad de gestión, prevención y coordinación interna.

Estefany Ortiz Jinez, Abogada Asociada y Miembro del Área de Arbitraje y Contrataciones Públicas de TYTL Abogados