Es una práctica habitual que las empresas realicen depósitos de dinero en las cuentas bancarias de sus trabajadores con la finalidad exclusiva de que estos los utilicen para el cumplimiento de diversas obligaciones propias de su actividad empresarial, tales como pago a proveedores, adquisición de bienes o insumos, entre otras operaciones comerciales. Estos depósitos deben ser rendidos posteriormente por los trabajadores ante la empresa mediante diversos tipos de documentación interna.
Esta práctica empresarial que, si bien es válida y completamente legal, podría conllevar a eventuales contingencias tributarias para los trabajadores en caso no cuenten con documentación sustentatoria que acredite la trazabilidad de estos depósitos; es decir, cuál fue el origen y el destino de las sumas de dinero depositadas en sus cuentas bancarias.
Al respecto, se debe tener en cuenta que la SUNAT tiene acceso a diversos mecanismos y/o fuentes de información que le permiten detectar cuando el patrimonio de una persona natural no resulta acorde con los ingresos que ha declarado durante el ejercicio gravable. La existencia de estos desbalances patrimoniales detectados por la SUNAT tiene como consecuencia el inicio de acciones de verificación que tienen a su vez la finalidad de detectar si dichos desbalances patrimoniales se tratarían de ingresos no declarados por los trabajadores gravados con el Impuesto a la Renta.
Las acciones de verificación aludidas se inician a través de las conocidas “esquelas de citación”. A través de ellas, la SUNAT comunica a las personas naturales que ha detectado diferencias en su patrimonio en comparación con los ingresos declarados, solicitándoles la presentación de diversa información dentro de un plazo determinado. Esta información es variada y comprende normalmente estados de cuenta bancarios o bursátiles; contratos de adquisición y/o venta de bienes muebles o inmuebles; contratos de préstamos; así como el sustento de la existencia de las diferencias detectadas por la Administración Tributaria; entre otros.
Así, considerando el tema que nos ocupa, en caso de que a un trabajador que ha tenido durante el ejercicio 2025 (u otro ejercicio que no esté prescrito) entregas a rendir de importes considerables, la SUNAT le notifique una esquela de citación para determinar si el desbalance patrimonial detectado (originado en dichas entregas a rendir) se trata de ingresos no declarados por este, el trabajador debe contar con la capacidad documentaria para sostener que dicho desbalance patrimonial proviene de entregas a rendir, es decir, de sumas de dinero que no representaron un beneficio económico para el trabajador al ser de propiedad de la empresa empleadora entregadas para el cumplimiento de fines específicos.
Para efectos de ello, recomendamos que el trabajador cuente como mínimo con la siguiente información: un contrato de mandato, de preferencia con fecha cierta (el cual se obtiene con la legalización de firmas ante el notario) en el que se establezca que el trabajador recibió sumas de dinero en sus cuentas bancarias para el cumplimiento de determinadas labores a favor de la empresa; el sustento de la ejecución de las labores designadas según el mandato acordado a través de, por ejemplo, informes finales de las actividades realizadas o correos electrónicos de comunicación de estas actividades; informes periódicos de rendición de cuentas; entre otros.
Es importante observar que la SUNAT tiene como criterio que, para sustentar debidamente el desbalance patrimonial detectado, no solo basta acreditar el origen de los depósitos efectuados, sino también el destino de estos; es decir, no solo es suficiente que se acredite la existencia de un mandato a favor del trabajador para el cumplimiento de determinadas labores en beneficio de la empresa, sino que también se pueda acreditar la ejecución de estas labores, por lo cual reviste especial importancia que el trabajador pueda generar documentación interna que sustente que cumplió con las actividades encomendadas por su empleador: informes de culminación de labores sujetos a aprobación, correos electrónicos de comunicación, entre otros.
En la práctica, hemos podido apreciar que, si bien el trabajador podría reunir información que acredite que los importes depositados en sus cuentas bancarias provinieron de su empleador para el cumplimiento de fines específicos, no ocurre necesariamente lo mismo con el sustento del destino de dichos fondos. Esta situación lo expone a que la SUNAT cuestione el sustento del desbalance patrimonial y, en consecuencia, inicie un procedimiento de fiscalización al advertir indicios de un incremento patrimonial no justificado (no sustentado).
Durante este procedimiento de fiscalización, la SUNAT podría concluir que el desbalance patrimonial corresponde a ingresos no declarados que deben tributar conforme a las normas aplicables a las rentas de trabajo, procediendo con la redeterminación de un mayor Impuesto a la Renta, más intereses moratorios, utilizando las tasas progresivas acumulativas de las rentas de trabajo (8%, 14%, 17%, 20% y 30%); y además con la aplicación de la multa equivalente al 50% del tributo por pagar omitido por no incluir los ingresos detectados en la declaración jurada del Impuesto a la Renta correspondiente.
Considerando el contexto anterior, si el trabajador no cuenta con documentación que acredite el destino de los fondos depositados o si, de tenerlos, estos resultaran insuficientes para su sustento, sugerimos que se apoye adicionalmente con documentación interna y contable de su empresa empleadora, de quien puede obtener el registro de las entregas a rendir; el detalle de las cuentas por cobrar al trabajador; el registro de los bienes adquiridos en el Kardex; entre otros documentos, que, si bien de forma directa no acreditan los trabajos ejecutados por el trabajador, sí permiten reconstruir la trazabilidad de las sumas entregadas y demostrar razonablemente que estos fondos no se efectuaron en beneficio personal del trabajador, sino para la actividad empresarial de sus empleadores.
Gladys Morales Davila, Abogada Asociada y Miembro del Área Tributaria de TyTL Abogados.
